Bộ đàm là một thiết bị không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào. Từ những chương trình nhỏ đến các sự kiện lớn. Tuy nhiên, những tình huống dở khóc dở cười khi sử dụng bộ đàm không phải là điều hiếm gặp. Trong bài viết này, VIETTEAM sẽ chia sẻ những câu chuyện thú vị xoay quanh bộ đàm. Và cách sử dụng bộ đàm hiệu quả để tránh tình huống không mong muốn.
1. Các phương tiện liên lạc phổ biến trong sự kiện
Khi tổ chức sự kiện, việc duy trì liên lạc thông suốt giữa các thành viên trong ekip. Là điều cần thiết để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là ba phương tiện liên lạc phổ biến:
Bộ đàm
Hiện tại, bộ đàm là phương tiện liên lạc phổ biến nhất trong các sự kiện. Các loại bộ đàm đến từ các thương hiệu như Kenwood, Motorola,… Tuy nhiên, bộ đàm có một số hạn chế như chất lượng âm thanh không ổn định, dễ mất sóng. Không phải loại nào cũng có chức năng thoại rảnh tay. Việc đeo tai nghe kèm theo trong thời gian dài cũng có thể gây khó chịu.
Hệ thống liên lạc nội bộ (Intercom)
Khác với bộ đàm, hệ thống liên lạc nội bộ (Intercom) có chất lượng âm thanh tốt hơn, giảm tiếng ồn và có độ bảo mật cao. Tuy nhiên, giá thành của hệ thống này khá đắt đỏ, khoảng 6000 USD cho bộ 4 chiếc. Nên chỉ phù hợp cho các sự kiện lớn với yêu cầu chất lượng cao.
Điện thoại di động
Trong trường hợp khẩn cấp hoặc khi bộ đàm không hoạt động tốt, điện thoại di động sẽ là phương tiện “chống cháy”. Nhắn tin là phương thức liên lạc hiệu quả nhất khi âm thanh môi trường quá ồn, khiến việc gọi điện khó khăn.
2. Quy tắc khi sử dụng bộ đàm
Sử dụng bộ đàm đòi hỏi người dùng phải tuân theo những quy tắc cụ thể để đảm bảo hiệu quả liên lạc. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản:
- Ấn giữ nút gọi trước khi nói: Bạn cần giữ nút gọi ít nhất 1-2 giây trước khi bắt đầu nói để đảm bảo thông tin được truyền tải.
- Sử dụng câu lệnh ngắn gọn: Mỗi lần giao tiếp cần lặp lại câu lệnh ngắn và rõ ràng, đồng thời xưng tên và người cần liên lạc. Sau khi nghe phản hồi “Nghe rõ”, bạn mới tiếp tục trao đổi thông tin.
- Nhả nút sau khi nói: Khi kết thúc câu thoại, bạn phải nhả tay khỏi nút gọi để người khác có thể phản hồi. Điều này tránh tình trạng tiếng rè rè liên tục ảnh hưởng đến cuộc hội thoại.
3. Những tình huống bi hài khi sử dụng bộ đàm
Dưới đây là một số câu chuyện “dở khóc dở cười” mà VIETTEAM đã gặp phải khi sử dụng bộ đàm trong các sự kiện.
Khách hàng muốn “tiện liên lạc”
Nhiều khách hàng không thuộc ekip chương trình nhưng lại muốn sử dụng bộ đàm để liên lạc với ban tổ chức. Tuy nhiên, việc họ không thông thạo cách sử dụng dẫn đến nhiều tình huống hài hước, như việc chỉ bấm nút rồi nhả ngay lập tức mà không chờ kết nối. Hoặc có người giữ nút sau khi nói, gây ra âm thanh rè rè và khiến ekip mất kết nối.
Rào cản ngôn ngữ vùng miền
Một rào cản không ngờ khi sử dụng bộ đàm là giọng nói địa phương. Đôi khi, các tổ chức sự kiện ở Bắc và Nam gặp khó khăn trong việc hiểu nhau qua bộ đàm. Đặc biệt là khi đối mặt những giọng điệu đặc trưng mà không phải ai cũng quen thuộc.
Sử dụng nhiều bộ đàm cùng lúc
Event Manager thường phải sử dụng cùng lúc hai bộ đàm để điều phối nhiều nhóm. Tuy nhiên, việc này cũng dễ gây nhầm lẫn và khiến thông tin bị “loạn”. Làm mất tập trung và ảnh hưởng đến quá trình điều hành chương trình.
Kết luận
Bộ đàm là công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong tổ chức sự kiện. Nhưng việc sử dụng nó hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết và kỹ năng từ người dùng. Những câu chuyện bi hài xung quanh bộ đàm chính là minh chứng cho việc, dù là công nghệ đơn giản. Nhưng nếu không thành thạo thì việc giao tiếp trong sự kiện vẫn có thể gặp trở ngại. Để tránh những tình huống không mong muốn, bạn hãy nắm vững các quy tắc sử dụng bộ đàm. Lựa chọn phương tiện liên lạc phù hợp cho từng chương trình.